Employee Advocacy: Chiến Lược Tăng Cường Nhận Diện Thương Hiệu

Trong thời đại số hóa ngày nay, cách chúng ta tiếp nhận, xử lý và chia sẻ thông tin đã có những thay đổi vượt bậc nhờ vào sự phát triển mạnh mẽ của internet và mạng xã hội. Không còn chỉ dựa vào các kênh truyền thông chính thức của doanh nghiệp, người tiêu dùng ngày nay có xu hướng tin tưởng hơn vào những lời giới thiệu và chia sẻ từ bạn bè, người thân hay đồng nghiệp trên mạng xã hội. Chính trong bối cảnh đó, employee advocacy (chính sách đại sứ nhân viên) đã nổi lên như một chiến lược then chốt, tận dụng sức mạnh từ đội ngũ nhân viên để lan tỏa thông điệp thương hiệu một cách chân thực và hiệu quả hơn bao giờ hết.

Mục tiêu của bài viết này là mang đến cái nhìn toàn diện về employee advocacy, từ những khái niệm cơ bản, tầm quan trọng không thể phủ nhận, các yếu tố cốt lõi để xây dựng một chương trình thành công, đến các bước triển khai cụ thể và những ví dụ thực tế đã chứng minh hiệu quả của chiến lược này. Cùng nhau, chúng ta sẽ khám phá cách biến đội ngũ nhân viên thành những đại sứ thương hiệu mạnh mẽ, góp phần nâng cao nhận diện, uy tín và sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp trong một thế giới cạnh tranh ngày càng gay gắt.

1. Employee Advocacy là gì?

Employee advocacy có thể được hiểu là hành động chủ động của nhân viên trong việc sử dụng mạng xã hội cá nhân và các kênh thông tin khác để quảng bá thương hiệu hay công ty mà họ đang làm việc. Việc này bao gồm việc chia sẻ các nội dung do công ty cung cấp, tương tác với các bài đăng của doanh nghiệp, và thậm chí là sáng tạo nội dung liên quan đến công ty. Mục tiêu cuối cùng là khuếch đại thông điệp của thương hiệu và xây dựng hình ảnh tích cực cho công ty một cách tự nhiên và chân thật.

Khi so sánh employee advocacy với các hình thức quảng bá khác, như quảng cáo truyền thống, chúng ta dễ dàng nhận thấy sự khác biệt rõ rệt về nguồn gốc và độ tin cậy. Quảng cáo truyền thống thường mang tính chất một chiều, được kiểm soát hoàn toàn bởi doanh nghiệp và đôi khi bị người tiêu dùng nghi ngờ. Ngược lại, employee advocacy xuất phát từ chính những cá nhân làm việc tại công ty, tạo nên một cảm giác gần gũi và chân thực, dễ dàng gây dựng lòng tin từ khách hàng.

So với influencer marketing, mặc dù cả hai hình thức đều dựa trên mạng lưới cá nhân để lan tỏa thông tin, employee advocacy vẫn có những ưu điểm riêng biệt. Influencers, dù có lượng người theo dõi lớn, nhưng sự hợp tác với thương hiệu đôi khi bị hiểu là mang tính thương mại, thiếu sự chân thành. Trong khi đó, nhân viên là những người hiểu rõ công ty từ bên trong, và sự ủng hộ của họ được đánh giá cao bởi tính chân thực và tự nhiên. Thêm vào đó, mạng lưới kết nối của tất cả nhân viên trong công ty thường rộng lớn hơn rất nhiều so với số lượng followers của một vài influencer.

Tính xác thực và độ tin cậy của thông tin chia sẻ là yếu tố quan trọng trong employee advocacy. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng người tiêu dùng tin tưởng vào những lời giới thiệu từ bạn bè và người thân nhiều hơn hẳn so với quảng cáo. Thực tế, chỉ có 12% người tiêu dùng tin vào những gì công ty tự nói về mình. Do đó, khi nhân viên chia sẻ về trải nghiệm làm việc tích cực, kiến thức chuyên môn, hoặc những thông tin giá trị liên quan đến ngành, họ sẽ tạo được ấn tượng tích cực và xây dựng uy tín cho thương hiệu hiệu quả hơn rất nhiều. Dù công ty có thể hỗ trợ nhân viên bằng các tài liệu và công cụ cần thiết, nhưng sự chân thành trong mỗi chia sẻ của nhân viên mới chính là yếu tố then chốt.

Một chương trình employee advocacy được cấu trúc bài bản sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Thay vì để nhân viên tự phát chia sẻ thông tin một cách rời rạc, việc xây dựng một chương trình tổ chức sẽ giúp tập trung hóa các nỗ lực, đảm bảo rằng thông điệp cốt lõi của thương hiệu được truyền tải một cách nhất quán. Chương trình có thể cung cấp cho nhân viên các nội dung và công cụ dễ sử dụng, hướng dẫn họ về cách chia sẻ thông tin hiệu quả và tuân thủ các quy định. Ngoài ra, một chương trình có cấu trúc còn đi kèm với các hoạt động ghi nhận và khen thưởng, khuyến khích sự tham gia và duy trì động lực cho nhân viên.

Cuối cùng, việc sử dụng nền tảng và công cụ chuyên biệt cho employee advocacy sẽ giúp doanh nghiệp đo lường hiệu quả chương trình thông qua các chỉ số cụ thể, từ đó tối ưu hóa chiến lược và đạt được kết quả kinh doanh tốt hơn. Một chương trình được triển khai bài bản sẽ giúp doanh nghiệp khai thác tối đa tiềm năng của đội ngũ nhân viên, biến họ thành những đại sứ thương hiệu mạnh mẽ và góp phần phát triển bền vững cho công ty.

2. Tại sao Employee Advocacy lại Quan Trọng?

Employee advocacy không chỉ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp mà còn mở ra cơ hội phát triển mạnh mẽ cho chính nhân viên. Dưới đây là một cái nhìn chi tiết về tầm quan trọng của chiến lược này:

2.1. Đối với Doanh Nghiệp

1. Tăng cường nhận diện và phạm vi tiếp cận thương hiệu:
   Mạng lưới cá nhân của mỗi nhân viên có thể rộng gấp 10 lần so với các kênh truyền thông chính thức của doanh nghiệp. Khi nhân viên chia sẻ nội dung, thông điệp thương hiệu có thể tiếp cận được một lượng khán giả lớn hơn rất nhiều. Một nghiên cứu cho thấy thông điệp thương hiệu đạt phạm vi tiếp cận cao hơn tới 561% khi được nhân viên chia sẻ so với các kênh thương hiệu. Thực tế, chỉ một nhân viên chia sẻ thông điệp cũng có thể mang lại nhiều lượt nhấp hơn việc doanh nghiệp tăng 100 người theo dõi. 79% công ty đã ghi nhận sự gia tăng khả năng hiển thị trực tuyến sau khi triển khai chương trình employee advocacy chính thức.
2. Nâng cao độ tin cậy và uy tín của thương hiệu:
   Ngày nay, người tiêu dùng có xu hướng tin tưởng vào những lời giới thiệu từ bạn bè và người quen (90%) nhiều hơn là từ chính các thương hiệu (chỉ 33%). Lời khuyên từ những người mà họ tin tưởng mang lại sự xác thực và độ tin cậy cao hơn. Nghiên cứu từ Harvard Business Review cho thấy employee advocacy là yếu tố then chốt giúp gia tăng uy tín thương hiệu. Thực tế, chỉ 12% nhân viên tin tưởng những gì công ty nói về chính mình. Do đó, khi nhân viên chia sẻ những trải nghiệm tích cực và thông tin giá trị về công ty, họ góp phần xây dựng lòng tin và tăng trưởng thương hiệu một cách tự nhiên và hiệu quả.
3. Cải thiện hiệu suất của nhân viên:
   Các công ty có sự gắn kết cao từ nhân viên thường đạt hiệu suất cao hơn 202% so với những công ty thiếu sự gắn kết. Một chương trình employee advocacy hiệu quả không chỉ giúp nâng cao sự gắn kết của nhân viên mà còn tạo ra cơ hội để họ thể hiện bản thân và đóng góp vào sự phát triển chung của doanh nghiệp.
4. Kiểm soát thông điệp thương hiệu:
   Một chương trình employee advocacy được tổ chức bài bản sẽ cung cấp cho nhân viên các nội dung đã được phê duyệt sẵn để chia sẻ. Điều này giúp đảm bảo thông điệp cốt lõi của thương hiệu được truyền tải một cách nhất quán, đồng thời cho phép nhân viên thể hiện dấu ấn cá nhân của họ, tạo sự gần gũi và chân thực.
5. Thu hút khách hàng tiềm năng chất lượng:
   Khi nhân viên chia sẻ những thông tin tích cực về công ty, sản phẩm/dịch vụ và văn hóa làm việc, họ sẽ thu hút những khách hàng tiềm năng có chung mối quan tâm. Các nền tảng employee advocacy như Sociabble có thể giúp theo dõi và đo lường số lượng khách hàng tiềm năng được tạo ra từ chương trình. 92% người mua B2B cho rằng việc giao tiếp với những chuyên gia bán hàng nổi bật trong ngành sẽ tác động tích cực đến quyết định mua hàng.
6. Gia tăng khả năng hiển thị trực tuyến:
   Việc nhân viên tích cực chia sẻ nội dung trên mạng xã hội giúp tăng cường sự hiện diện của thương hiệu trên các nền tảng trực tuyến, cải thiện thứ hạng tìm kiếm và thu hút sự chú ý nhiều hơn từ khách hàng.

2.2. Đối với Nhân Viên

1. Dễ dàng tiếp cận nội dung có sẵn để chia sẻ:
   Các chương trình employee advocacy thường cung cấp cho nhân viên những liên kết và nội dung gợi ý đã được chuẩn bị sẵn, bao gồm hình ảnh, video và hashtag. Điều này giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và công sức trong việc tìm kiếm hoặc sáng tạo nội dung, từ đó họ dễ dàng chia sẻ và tham gia vào chương trình.
2. Hỗ trợ những người không phải là “người dùng mạng xã hội” chuyên nghiệp:
   Với những nhân viên không quen thuộc hoặc không tự tin khi đăng bài trên mạng xã hội, việc có sẵn nội dung gợi ý sẽ giúp họ cảm thấy tự tin hơn khi tham gia. Việc chia sẻ đều đặn sẽ giúp họ dần dần làm quen và cảm thấy thoải mái hơn với việc sử dụng các nền tảng mạng xã hội. Đào tạo và hướng dẫn về cách sử dụng nền tảng và chia sẻ hiệu quả cũng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng kỹ năng cho nhân viên.
3. Xây dựng vị thế chuyên gia (thought leadership):
   Bằng cách chia sẻ những bài viết giá trị về ngành và thêm vào những bình luận cá nhân, nhân viên có thể khẳng định kiến thức và kinh nghiệm của mình, qua đó xây dựng hình ảnh là một chuyên gia trong lĩnh vực của họ. 89% người ra quyết định B2B cho rằng thought leadership giúp nâng cao nhận thức của họ về một tổ chức. Điều này không chỉ tốt cho sự nghiệp cá nhân mà còn thể hiện sự tự tin và đam mê với công việc.
4. Mở rộng cơ hội kết nối (networking):
   Việc chia sẻ và tương tác tích cực trên mạng xã hội giúp nhân viên mở rộng mạng lưới quan hệ chuyên nghiệp, tạo ra những cơ hội mới trong sự nghiệp. Những tương tác này giúp xây dựng một cộng đồng kết nối bền vững, tạo ra sự gắn kết giữa các nhân viên và đối tác, qua đó mang lại giá trị lâu dài cho sự nghiệp của họ.

3. Các Yếu Tố Quan Trọng của Một Chương Trình Employee Advocacy Hiệu Quả

Để chương trình employee advocacy đạt được thành công, cần chú trọng đến nhiều yếu tố then chốt, đảm bảo sự tham gia tích cực và mang lại lợi ích cho cả doanh nghiệp lẫn nhân viên.

3.1. Tính Xác Thực

Sự chân thực là yếu tố quan trọng nhất trong một chương trình employee advocacy. Mặc dù công ty có thể và nên cung cấp tài nguyên cùng nội dung gợi ý, điều quan trọng là nhân viên cần thêm vào dấu ấn cá nhân và chia sẻ theo giọng văn tự nhiên của họ. Nội dung do nhân viên tạo ra thường có khả năng tạo ra tương tác cao hơn tới 64% so với các nội dung khô khan hay thiếu cảm xúc. Chương trình cần khuyến khích nhân viên thể hiện quan điểm, chia sẻ kinh nghiệm cá nhân để tăng tính gần gũi và chân thực.

3.2. Nội Dung

Nội dung là yếu tố trung tâm trong việc thu hút và duy trì sự tham gia của nhân viên. Cần cung cấp một loạt các loại nội dung hấp dẫn, bao gồm tin tức công ty, bài blog, video, infographics, câu hỏi khảo sát, và cả nội dung do người dùng tạo ra (user-generated content). Đảm bảo nội dung không chỉ có giá trị đối với nhân viên mà còn phù hợp với nhu cầu và sở thích của đối tượng mục tiêu mà họ hướng đến.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần hỗ trợ và khuyến khích nhân viên tạo ra nội dung của riêng họ. Điều này không chỉ giúp tăng tính xác thực mà còn thể hiện sự hiểu biết sâu sắc của nhân viên về công ty và ngành nghề. Các nền tảng employee advocacy có thể cung cấp các công cụ hỗ trợ như thư viện media để dễ dàng chia sẻ nội dung đã được phê duyệt.

Curation nội dung từ các nguồn bên thứ ba cũng là một phần quan trọng. Việc chia sẻ các bài viết và thông tin uy tín trong ngành giúp nâng cao vai trò thought leader của nhân viên, đồng thời mang đến sự đa dạng cho nội dung chia sẻ. Tuy nhiên, cần lưu ý kiểm tra tính liên quan và độ tin cậy của các nguồn nội dung được chọn lọc.

3.3. Công Nghệ và Nền Tảng

Việc sử dụng một nền tảng employee advocacy hiệu quả là yếu tố then chốt để quản lý và tối ưu hóa chương trình. Các nền tảng này giúp tập trung hóa tất cả các hoạt động và tạo sự thống nhất trong việc chia sẻ thông điệp.

Các tính năng quan trọng của nền tảng employee advocacy bao gồm:

• Khả năng giao tiếp đa kênh (Multichannel Communication): Hỗ trợ chia sẻ thông điệp trên nhiều kênh như ứng dụng web, di động, bản tin (newsletters), SharePoint, Teams, và nhiều hơn nữa.
• Tạo nội dung dễ dàng: Nền tảng phải giúp biến các nguồn thông tin khác nhau thành nội dung hấp dẫn một cách đơn giản. Một số nền tảng còn tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) để hỗ trợ việc này.
• Gamification và phần thưởng: Tích hợp các yếu tố gamification như điểm số, huy hiệu, bảng xếp hạng (leaderboard), câu đố (quizzes), và các phần thưởng có ý nghĩa để khuyến khích sự tham gia và tạo động lực cho nhân viên. Các phần thưởng có tác động xã hội (ví dụ như chương trình Sociabble Trees) có thể mang lại hiệu quả cao hơn.
• Đo lường và phân tích dữ liệu: Khả năng theo dõi và phân tích các chỉ số quan trọng (KPIs) như số lượt chia sẻ, lượt thích, nội dung do người dùng tạo, phạm vi tiếp cận, mức độ tương tác, và thậm chí cả khách hàng tiềm năng và giá trị truyền thông kiếm được (Earned Media Value – EMV) là rất cần thiết để đánh giá hiệu quả chương trình và đưa ra các điều chỉnh phù hợp.

Một nền tảng Employee Advocacy hiệu quả cũng nên bao gồm:

• Bản tin (Newsletter): Tính năng tạo và gửi bản tin tự động giúp chia sẻ tin tức công ty một cách hiệu quả.
• Thư viện media: Cung cấp một thư viện các hình ảnh, video, nội dung đã được phê duyệt để nhân viên dễ dàng sử dụng khi chia sẻ.
• Ứng dụng di động: Với việc nhân viên sử dụng thiết bị di động ngày càng nhiều, một ứng dụng trực quan, dễ sử dụng và có đầy đủ chức năng là rất quan trọng để đảm bảo sự tham gia mọi lúc mọi nơi.
• Khả năng tích hợp với các công cụ hiện có: Việc tích hợp với các công cụ như Microsoft 365 (Teams, SharePoint, Viva, Outlook) giúp tối ưu hóa giao tiếp và tạo sự thuận tiện cho nhân viên.

3.4. Đào Tạo và Hỗ Trợ

Để nhân viên cảm thấy tự tin và sẵn sàng tham gia, đào tạo và hỗ trợ là yếu tố không thể thiếu. Cần đào tạo nhân viên về cách sử dụng nền tảng employee advocacy được triển khai, giới thiệu các tính năng và cách thức hoạt động của nền tảng để nhân viên cảm thấy thoải mái khi sử dụng.

Hướng dẫn về các quy tắc giao tiếp trên mạng xã hội rất quan trọng. Điều này bao gồm những loại nội dung và ngôn ngữ nên tránh để bảo vệ hình ảnh cá nhân và công ty. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần có quy trình hỗ trợ quản lý các tình huống tiêu cực (bad buzz) có thể xảy ra trên mạng xã hội, đảm bảo nhân viên hiểu rõ những gì họ được phép và không được phép chia sẻ.

Một nền tảng Employee Advocacy hiệu quả sẽ cung cấp các giải pháp và tài liệu hỗ trợ đào tạo cho nhân viên. Ví dụ, các nền tảng như Sociabble cung cấp khả năng tạo khảo sát, câu đố, và hội thảo dựa trên các khóa đào tạo dựng sẵn, cùng với sự hỗ trợ từ các chuyên gia.

Với việc đầu tư vào đào tạo liên tục và sự hỗ trợ đầy đủ, doanh nghiệp sẽ giúp nhân viên không chỉ làm quen mà còn cảm thấy tự tin khi tham gia chương trình.

3.5. Incentives và Ghi Nhận

Để khuyến khích và duy trì sự tham gia của nhân viên, các chương trình incentives (khuyến khích) và ghi nhận đóng vai trò vô cùng quan trọng. Việc tạo ra các động lực cho nhân viên thông qua những phần thưởng có ý nghĩa sẽ giúp họ tiếp tục tham gia và cống hiến cho chương trình một cách nhiệt tình.

Các hình thức thưởng có thể bao gồm:

• Khen thưởng công khai (Shout-out): Các nhân viên xuất sắc có thể được ghi nhận trong các cuộc họp công ty, bản tin nội bộ hoặc trên mạng xã hội của doanh nghiệp. Điều này không chỉ giúp họ cảm thấy tự hào mà còn khuyến khích những nhân viên khác tham gia.
• Chương trình Gamification: Việc tích hợp gamification trong chương trình employee advocacy sẽ giúp tạo ra sự hứng thú và động lực cho nhân viên. Các điểm số, huy hiệu, bảng xếp hạng (leaderboard), câu đố (quizzes), và các phần thưởng thú vị sẽ khiến nhân viên cảm thấy như họ đang tham gia vào một thử thách thú vị và có thể đạt được những phần thưởng hấp dẫn.
• Phần thưởng vật chất: Các phần thưởng vật chất như thẻ quà tặng, tiền thưởng, quà tặng có thương hiệu cũng có thể được áp dụng để khuyến khích sự tham gia của nhân viên. Các hình thức thưởng này có thể được cá nhân hóa theo sở thích của nhân viên để tạo sự gắn kết mạnh mẽ hơn.

Một ví dụ điển hình là chương trình Sociabble Trees, nơi nhân viên có thể nhận thưởng thông qua việc trồng cây xanh. Chương trình này không chỉ khuyến khích nhân viên tham gia mà còn thể hiện trách nhiệm xã hội, tạo thêm giá trị cho cộng đồng.

Việc ghi nhận những đóng góp của nhân viên một cách thường xuyên cũng rất quan trọng. Điều này có thể được thực hiện qua các buổi họp công ty, bản tin nội bộ, hoặc trên các nền tảng mạng xã hội. Đặc biệt, việc xác định và cảm ơn những người đóng góp hàng đầu sẽ tạo động lực cho các nhân viên khác tham gia nhiệt tình hơn. Các công cụ phần mềm ghi nhận nhân viên có thể được sử dụng để khuyến khích các thành viên trong nhóm công nhận nỗ lực của đồng nghiệp.

Chương trình khuyến khích của Ivanti, bao gồm tặng thẻ quà tặng và các sự kiện đặc biệt, đã thúc đẩy số lượt chia sẻ trên mạng xã hội tăng đột biến. Hay Sprout Social cũng cung cấp công cụ Leaderboard Points để tùy chỉnh chiến lược khuyến khích và ghi nhận thành tích của nhân viên.

3.6. Sự Tham Gia của Lãnh Đạo

Sự ủng hộ và tham gia tích cực của ban lãnh đạo là yếu tố quyết định đến sự thành công của chương trình employee advocacy. Khi lãnh đạo thể hiện sự cam kết và tham gia mạnh mẽ vào sáng kiến này, nó gửi một thông điệp rõ ràng rằng đây không chỉ là một nhiệm vụ thông thường mà là một ưu tiên chiến lược của toàn bộ tổ chức.

Sự khuyến khích từ các lãnh đạo cấp cao có tác động mạnh mẽ đến nhân viên. Ví dụ, việc Chủ tịch Sprout, Ryan Barretto, chia sẻ bài viết của mình đã nhận được sự hưởng ứng mạnh mẽ từ đội ngũ nhân viên. Sự tham gia từ cấp cao nhất của công ty không chỉ truyền cảm hứng mà còn tạo ra một hiệu ứng lan tỏa mạnh mẽ, nâng cao khả năng hiển thị thương hiệu và nuôi dưỡng niềm tự hào trong lòng nhân viên. Khi nhân viên thấy rằng lãnh đạo đang tích cực tham gia, họ cảm thấy được động viên và trở nên gắn kết hơn với mục tiêu chung của công ty.

Một ví dụ khác là Lindsay Moran, Giám đốc cấp cao của Edgio, đã giải thích rõ lý do và cách thức hoạt động của chương trình employee advocacy trong các buổi họp công ty, từ đó thúc đẩy sự tham gia của nhân viên và tạo ra sự kết nối sâu sắc giữa lãnh đạo và đội ngũ.

3.7. Đặt Mục Tiêu và Đo Lường Hiệu Quả (KPIs)

Xác định rõ mục tiêu và các chỉ số đo lường hiệu quả (KPIs) là bước quan trọng để đánh giá thành công của chương trình. Việc thiết lập mục tiêu giúp doanh nghiệp có định hướng rõ ràng và biết cách điều chỉnh chương trình khi cần thiết.

Các mục tiêu của chương trình có thể bao gồm:

• Tăng nhận diện thương hiệu
• Tạo khách hàng tiềm năng (leads)
• Thu hút ứng viên tiềm năng

Để đo lường sự thành công, cần theo dõi các chỉ số KPIs như:

• Tỷ lệ chấp nhận (Adoption rate): Đo lường số lượng nhân viên tham gia chương trình so với tổng số nhân viên trong công ty.
• Mức độ tham gia tích cực (Active participation): Đánh giá tần suất và mức độ tương tác của nhân viên trên nền tảng.
• Người đóng góp hàng đầu (Top contributors): Xác định những nhân viên có đóng góp tích cực và hiệu quả nhất trong chương trình.
• Phạm vi tiếp cận tự nhiên (Organic reach): Đo lường số lượng người mà nội dung do nhân viên chia sẻ tiếp cận được một cách tự nhiên.
• Tương tác tự nhiên (Organic engagement): Theo dõi các cuộc thảo luận và mức độ tương tác (like, share, comment) trên các nội dung chia sẻ từ nhân viên.
• Giá trị truyền thông kiếm được (Earned Media Value – EMV): Ước tính giá trị tài chính của sự hiển thị thương hiệu tự nhiên từ hoạt động trên mạng xã hội của nhân viên.
• Referrals: Theo dõi số lượng khách hàng tiềm năng hoặc ứng viên được giới thiệu qua hoạt động employee advocacy.

Các nền tảng Employee Advocacy hiện đại thường tự động tạo ra các chỉ số này, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tập trung vào việc cải thiện chương trình. Ví dụ, Sociabble cung cấp công cụ theo dõi dữ liệu chi tiết về hành vi người dùng, loại nội dung hiệu quả, người đại diện tốt nhất, lưu lượng truy cập từ chương trình, số lượng khách hàng tiềm năng và các giao dịch bị ảnh hưởng. Hay Sprout Social’s Reports Tab cũng cung cấp dữ liệu giúp kết nối kết quả của chương trình với các số liệu kinh doanh quan trọng.

Simpli.fi đã chứng minh giá trị của việc đo lường EMV với mức ROI ấn tượng, từ đó minh chứng cho tầm quan trọng của việc theo dõi và tối ưu hóa các chiến lược employee advocacy.

4. Các Bước Xây Dựng Chương Trình Employee Advocacy

Để xây dựng một chương trình employee advocacy thành công, doanh nghiệp cần chú trọng đến những bước cơ bản sau để đảm bảo sự tham gia tích cực từ nhân viên và mang lại hiệu quả lâu dài cho cả tổ chức.

4.1. Lấy được sự ủng hộ của ban lãnh đạo

Sự tham gia và ủng hộ tích cực từ ban lãnh đạo là yếu tố quan trọng nhất trong việc đảm bảo thành công cho chương trình employee advocacy. Khi lãnh đạo cấp cao chủ động hỗ trợ sáng kiến này, nó gửi đi thông điệp rõ ràng rằng đây là một ưu tiên chiến lược quan trọng của tổ chức. Ví dụ, việc các lãnh đạo chia sẻ nội dung và tham gia trực tiếp vào chương trình sẽ có tác động lớn đến nhân viên. Sự tham gia chân thành từ cấp quản lý cao nhất sẽ tạo động lực mạnh mẽ, truyền cảm hứng cho nhân viên và khuyến khích họ tham gia chương trình một cách tích cực.

4.2. Xác định mục tiêu và KPIs

Trước khi triển khai chương trình, việc xác định rõ mục tiêu và các chỉ số đo lường hiệu quả (KPIs) là vô cùng quan trọng. Các mục tiêu có thể bao gồm tăng nhận diện thương hiệu, thu hút khách hàng tiềm năng, hay tạo cơ hội tuyển dụng nhân viên mới. Cùng với đó, các KPIs cần thiết phải được thiết lập để theo dõi tiến độ và đánh giá sự thành công của chương trình, như tỷ lệ chấp nhận, mức độ tham gia tích cực, phạm vi tiếp cận tự nhiên, tương tác tự nhiên, và giá trị truyền thông kiếm được (Earned Media Value – EMV).

4.3. Chọn nền tảng employee advocacy phù hợp

Lựa chọn nền tảng phù hợp là yếu tố quyết định để quản lý và tối ưu hóa chương trình. Một nền tảng employee advocacy hiệu quả sẽ giúp tập trung và hợp nhất tất cả các kênh truyền thông của công ty. Các tính năng quan trọng cần xem xét bao gồm khả năng tạo và phân phối nội dung dễ dàng, tích hợp đa kênh (web app, mobile app, newsletter, Teams), công cụ đo lường và phân tích hiệu quả, tính năng khuyến khích sự tham gia và ghi nhận thành tích, và có một ứng dụng di động thân thiện với người dùng. Các nền tảng như Sprout Social và Sociabble là những ví dụ điển hình cung cấp các tính năng này.

4.4. Tuyển chọn những người tham gia pilot (nếu có)

Trước khi triển khai chương trình rộng rãi, việc thực hiện một chương trình thử nghiệm (pilot) với một nhóm nhân viên là rất hữu ích. Nên bắt đầu với những nhân viên đã tích cực ủng hộ công ty trên mạng xã hội, những người thường xuyên tương tác với nội dung của công ty, hoặc những người đã kết nối với khách hàng trực tuyến. Những người này, dù không phải là người có số lượng người theo dõi lớn nhất, nhưng lại là những người nhiệt huyết và sẵn sàng tham gia. Chương trình thử nghiệm sẽ giúp kiểm tra và điều chỉnh những khía cạnh cần thiết trước khi triển khai rộng rãi.

4.5. Thiết lập quy tắc và hướng dẫn

Để đảm bảo tính nhất quán và bảo vệ hình ảnh thương hiệu, cần thiết lập các quy tắc và hướng dẫn rõ ràng cho nhân viên tham gia chương trình. Các hướng dẫn này nên bao gồm: loại nội dung và ngôn ngữ nào cần tránh, cách xử lý các tình huống tiêu cực có thể xảy ra, và những gì nhân viên được phép và không được phép chia sẻ. Điều này giúp nhân viên hiểu rõ giới hạn của họ trong việc chia sẻ thông tin, đồng thời bảo vệ hình ảnh thương hiệu trong quá trình triển khai.

4.6. Phát triển nội dung và tài liệu hỗ trợ

Cung cấp cho nhân viên nội dung và tài liệu hỗ trợ sẵn có để họ dễ dàng chia sẻ là một phần quan trọng trong việc duy trì sự tham gia của nhân viên. Nội dung có thể bao gồm các tin tức công ty, bài đăng trên mạng xã hội đã được phê duyệt trước, hình ảnh, video và các hashtag gợi ý. Chương trình Message Ideas của Sprout Social là một ví dụ điển hình về cách doanh nghiệp có thể cung cấp nguồn cảm hứng cho nhân viên, giúp họ nhanh chóng tạo ra nội dung liên quan và hấp dẫn.

4.7. Đào tạo nhân viên

Để nhân viên cảm thấy tự tin và sẵn sàng tham gia, việc đào tạo về cách sử dụng nền tảng và các quy tắc giao tiếp trên mạng xã hội là rất quan trọng. Đào tạo giúp nhân viên không chỉ hiểu được quy trình mà còn giúp họ cảm thấy thoải mái khi tham gia chương trình. Đối với những nhân viên chưa quen thuộc với việc sử dụng mạng xã hội, việc đào tạo về các nền tảng này sẽ giúp họ tự tin hơn. Ngoài ra, đào tạo cần được thực hiện định kỳ, đặc biệt khi có các tính năng mới hoặc thay đổi trong nền tảng.

4.8. Triển khai chương trình

Sau khi hoàn thành giai đoạn thử nghiệm (nếu có), doanh nghiệp có thể triển khai chương trình cho toàn bộ nhân viên. Điều quan trọng là phải thông báo rõ ràng về mục tiêu, cách thức tham gia và các hỗ trợ cần thiết. Việc cung cấp đầy đủ thông tin cho nhân viên trong giai đoạn này là rất cần thiết để đảm bảo họ hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong chương trình.

5. Các Ví Dụ Thực Tế về Employee Advocacy Thành Công

Dưới đây là một số ví dụ điển hình từ các công ty đã triển khai thành công chương trình Employee Advocacy, minh họa rõ ràng cách thức chương trình này có thể mang lại kết quả ấn tượng.

Edenred

Edenred đã thực hiện một cuộc tái cấu trúc truyền thông nội bộ cho hơn 10.000 nhân viên trong vòng chỉ bốn tháng. Đặc biệt, công ty đã nhận được giải thưởng cho chiến dịch “Red Boat Trip Challenge,” được phát triển với sự hỗ trợ của Sociabble, thể hiện sự thành công trong việc gắn kết và kích thích nhân viên tham gia vào các hoạt động truyền thông.

Seris Security

Là một công ty hàng đầu trong lĩnh vực an ninh chuyên nghiệp, Seris Security đã thành công trong việc kết nối lại các nhân viên làm việc ngoài hiện trường thông qua truyền thông kỹ thuật số. Mặc dù chi tiết cụ thể về kết quả không được tiết lộ, nhưng việc “kết nối lại” này đã góp phần nâng cao giao tiếp và tạo dựng sự gắn kết mạnh mẽ trong nội bộ công ty.

Medallia

Medallia đã thành công trong việc tăng gấp đôi số lượng chia sẻ nội dung của nhân viên bằng cách sử dụng bản tin email hàng tuần. Các bản tin này cung cấp cho nhân viên thông tin liên quan mà họ có thể dễ dàng chia sẻ trên LinkedIn, cho thấy sự quan trọng của tính nhất quán trong việc cung cấp nội dung và nhắc nhở nhân viên về cơ hội tham gia.

Simpli.fi

Chỉ vài tháng trước khi thực hiện chiến lược tái thương hiệu, Simpli.fi đã triển khai chương trình employee advocacy và thu được gần 90.000 đô la giá trị truyền thông kiếm được (EMV) trong vòng ba tháng, với ROI lên đến 7 lần. Điều này chứng minh rằng khi tích hợp employee advocacy vào chiến lược marketing tổng thể, doanh nghiệp có thể đạt được hiệu quả kinh doanh ấn tượng.

Ivanti

Ivanti đã tổ chức các cuộc thi như tặng thẻ quà tặng và sự kiện đặc biệt khác để khuyến khích nhân viên tham gia vào chương trình employee advocacy. Kết quả là, số lượng chia sẻ nội dung tăng từ 1.000 lên 3.000 trong tháng đầu tiên và đạt đến 17.000 chia sẻ trong quý đầu tiên, tăng trưởng 16.000%. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc cung cấp các ưu đãi và khuyến khích hấp dẫn để thúc đẩy sự tham gia của nhân viên.

Edgio (Trước đây là Limelight Networks)

Edgio đã thực hiện một chiến lược rõ ràng để trình bày lý do và cách thức hoạt động của chương trình employee advocacy trong các cuộc gọi bán hàng hàng tháng và bài thuyết trình toàn công ty. Nhờ vậy, công ty đã đạt được tỷ lệ tham gia cao từ nhân viên. Điều này chứng minh rằng việc giải thích rõ ràng mục tiêu và hướng dẫn về chương trình là rất quan trọng để thu hút sự tham gia của nhân viên.

Edina Realty

Edina Realty đã sử dụng công cụ Employee Advocacy của Sprout Social để trao quyền cho các nhà môi giới bất động sản tự tiếp thị bản thân bằng giọng điệu riêng của họ. Công cụ này cung cấp nội dung ngành và các thông điệp đã được phê duyệt sẵn, giúp các nhà môi giới dễ dàng chia sẻ trên mạng xã hội. Điều này cho thấy việc cung cấp công cụ phù hợp và nội dung được cá nhân hóa là yếu tố quan trọng giúp nhân viên quảng bá thương hiệu hiệu quả đồng thời xây dựng thương hiệu cá nhân.

Groupama

Groupama đã thành công trong việc biến nhân viên và các bên liên quan thành những người ủng hộ thương hiệu, cho thấy rằng employee advocacy có thể mở rộng ra ngoài phạm vi nhân viên thuần túy, tạo ra một mạng lưới lớn mạnh của những người đồng hành cùng thương hiệu.

Phân Tích Các Yếu Tố Dẫn Đến Thành Công

Dựa trên các ví dụ thực tế nêu trên, chúng ta có thể nhận thấy một số yếu tố chung góp phần vào sự thành công của các chương trình Employee Advocacy:

1. Sự ủng hộ của lãnh đạo: Sự tham gia và ủng hộ từ cấp quản lý, như các lãnh đạo chia sẻ nội dung (như Sprout Social), là yếu tố nền tảng không thể thiếu.
2. Mục tiêu rõ ràng: Các chương trình thành công thường có mục tiêu cụ thể, ví dụ như tăng nhận diện thương hiệu (Simpli.fi), tăng cường giao tiếp nội bộ (Edenred, Seris Security), hoặc trao quyền cho nhân viên (Edina Realty).
3. Nội dung phù hợp và dễ chia sẻ: Việc cung cấp cho nhân viên các nội dung hấp dẫn và dễ dàng chia sẻ, như Medallia và Edina Realty đã làm, giúp giảm bớt rào cản tham gia.
4. Khuyến khích và ghi nhận: Các hình thức ưu đãi, cuộc thi và sự công nhận (Ivanti) tạo động lực mạnh mẽ cho nhân viên tham gia và duy trì sự tham gia liên tục.
5. Truyền thông hiệu quả: Việc truyền đạt rõ ràng lý do và cách thức hoạt động của chương trình (Edgio) giúp nhân viên hiểu được vai trò và lợi ích của mình trong chương trình.
6. Công cụ và nền tảng phù hợp: Sử dụng các nền tảng employee advocacy mạnh mẽ như Sprout Social, Sociabble, và Simpli.fi giúp quản lý, theo dõi và tối ưu hóa chương trình hiệu quả hơn.
7. Tính nhất quán: Việc duy trì nhịp độ chia sẻ nội dung và theo dõi hiệu suất chương trình liên tục (Medallia) là điều cần thiết để đạt được thành công bền vững.
8. Tính xác thực: Trao quyền cho nhân viên chia sẻ bằng giọng điệu riêng của họ, như Edina Realty đã thực hiện, giúp tăng tính chân thực và hiệu quả của thông điệp.
9. Đo lường và đánh giá: Các công ty thành công thường xuyên theo dõi các chỉ số quan trọng (ví dụ: EMV của Simpli.fi) để đánh giá ROI và thực hiện các điều chỉnh chiến lược khi cần thiết.

VII. Kết luận về Employee Advocacy

Employee advocacy mang lại những lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp, bao gồm tăng cường nhận diện thương hiệu, xây dựng uy tín và cải thiện sự gắn kết của nhân viên. Tuy nhiên, để xây dựng một chương trình hiệu quả, doanh nghiệp cần đầu tư thời gian, kế hoạch và sự tận tâm.

Hãy bắt đầu hoặc tối ưu hóa chương trình employee advocacy của bạn ngay hôm nay để tận dụng sức mạnh của đội ngũ nhân viên. Đừng ngần ngại tìm hiểu thêm về các nền tảng employee advocacy hoặc lên lịch một buổi demo để khám phá cách thức phát triển chương trình hiệu quả.

SAOKIM BRANDING – Branding Agency được nhiều khách hàng tin tưởng nhất

Tel: 0964.699.499

Website: www.saokim.com.vn

Email: info@saokim.com.vn

Facebook: Sao Kim Branding

Case study Behance: Sao Kim Branding